Les registres obligatoires en entreprise et sur chantier peuvent-ils être tenus de manière dématérialisée ?

La réglementation n’impose pas un formalisme particulier pour la tenue des registres obligatoires en entreprise et sur chantier. L’employeur peut choisir d’utiliser d’autres moyens que le support papier, tel qu’un support dématérialisé ou encore une application mobile.

Si l’employeur fait le choix d’un registre dématérialisé, plusieurs points de vigilance sont à mentionner :

• Le support numérique doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
• Toutes les informations imposées par la réglementation doivent être présentes sur le registre numérique (exemple du registre sécurité qui doit, a minima, comprendre les renseignements suivants : nom, qualité et adresse des personnes chargées par le chef d’entreprise d’effectuer les opérations suivantes, ainsi que les résultats des vérifications, contrôles, etc.).
• Pour les registres qui les concernent, ils doivent toujours être tenus à la disposition du comité social et économique (CSE), de l’Inspection du travail, et, le cas échéant, de la Carsat et de l’OPPBTP.
• Les salariés doivent être informés des modalités d’accès et d’utilisation des supports numériques. En cas d’application mobile, cela suggère que les salariés aient tous à disposition un mobile professionnel.
• Veiller aux types de données recueillies, collectées et traitées, et se conformer aux dispositions de la loi Informatique et Liberté sur les données personnelles.
• En cas de dysfonctionnement de l’application mobile, l’employeur doit être en mesure d’assurer l’accès aux registres obligatoires par un autre moyen.
• Pour le registre des accidents bénins : l’outil numérique doit être fiable, sécurisé, accessible en ligne à n’importe quel moment de la journée, pouvoir enregistrer les informations inscrites de façon chronologique sans pouvoir les modifier a posteriori.
• Pour le registre du droit de retrait et le registre en matière de santé publique et d’environnement : le Code du travail n’impose pas explicitement un format papier du registre. Il impose néanmoins que les pages du registre soient numérotées, et que les alertes et avis du travailleur et/ou du CSE soient datés et signés (articles D4132-1 et D4133-1 du Code du travail). La tenue d’un registre papier semble ici privilégiée. Toutefois, en cas de recours à un support dématérialisé, le registre doit répondre aux conditions posées par les articles précités.