Solution
Organiser ses rendez-vous avec une plate-forme en ligne
Souvent sur la route pour ses interventions, un chef d’entreprise décide de s’appuyer sur une plate-forme en ligne pour organiser ses rendez-vous. Cette solution l’aide à se concentrer sur les missions en cours, sans être sollicité par des appels de clients ou fournisseurs. Le chef d’entreprise améliore à la fois sa sécurité, sa productivité et la gestion de son planning.
Date de mise à jour : 13 mars 2024
Impact en prévention
Le recours à une plate-forme de rendez-vous en ligne permet de réduire de façon significative le risque routier. Le chef d’entreprise n’est plus interrompu par le téléphone durant ses trajets.
De plus, les risques psychosociaux du chef d’entreprise sont limités : il gagne du temps sur l’organisation de ses rendez-vous et sait que son planning d’interventions sera optimisé par secteur géographique. Il est aussi plus serein en constatant que son carnet de rendez-vous se remplit automatiquement, notamment sur certaines interventions comme l’entretien de chaudières.
Optimiser son planning avec une plate-forme en ligne
Cette entreprise ne dispose pas de secrétaire : la prise de rendez-vous est gérée directement par le dirigeant. Ce dernier assure aussi des interventions sur le terrain ; les appels des clients et fournisseurs l’interrompent souvent alors qu’il est sur la route ou en intervention.
Une gestion des déplacements...
Le chef d’entreprise décide d’utiliser une plate-forme en ligne pour la gestion de ses rendez-vous. Les clients y accèdent via le site de l’entreprise ou un moteur de recherche. L’outil propose un découpage des secteurs d’intervention en trois secteurs. Les créneaux proposés aux clients tiennent compte de leur lieu d’habitation, ce qui permet de regrouper les rendez-vous et donc d’optimiser les déplacements. Pour certaines interventions, comme l’entretien de chaudières, le système assure aux clients un rendez-vous instantané, sans besoin de confirmation.
... qui valorise le temps du dirigeant
Très vite, le dirigeant constate que le nombre d’appels est divisé par deux. Cette gestion intelligente du planning lui laisse plus de temps pour mener ses interventions et lui permet de se concentrer sur la route lors de ses déplacements.
La plate-forme permet aux clients et aux fournisseurs de prendre un rendez-vous en ligne avec l’entreprise.
Avant
Des appels qui interrompent le travail
L’entreprise n’ayant pas de secrétaire, c’est le chef d’entreprise qui réceptionnait tous les appels de ses clients pour prendre les rendez-vous. Ces appels l’interrompaient lors de ses interventions ou de ses déplacements. Quand le chef d’entreprise n’arrivait pas à réceptionner l’appel, il perdait parfois le contact avec des clients.
Après
Une organisation intelligente des rendez-vous
Le chef d’entreprise utilise les services d’une plate-forme de prise de rendez-vous en ligne. Les clients peuvent choisir le jour et l’heure auxquels ils seront disponibles, en fonction de la zone géographique indiquée. Le chef d’entreprise reçoit deux fois moins d’appels, ce qui lui permet de se concentrer sur son travail ou sur la route.
La plate-forme permet aux clients et aux fournisseurs de prendre un rendez-vous en ligne avec l'entreprise.
Impact sur les risques
Risque principal
Risques psychosociaux (RPS)
Risque secondaire
Risque routier sur voie publique
Impact qualité et RSE
Qualité
Moins interrompu par les appels, le dirigeant est plus concentré sur sa tâche.
Développement personnel
Avec l’utilisation de cette plate-forme, le chef d’entreprise a su améliorer ses compétences en matière d’organisation et d’outils numériques.
Performance de cette solution
Rendement (gains / coûts)
Pour 1 euro investi, cette solution génère 5,75 euros de gains.
Retour sur investissement
Environ deux mois sont nécessaires pour que l’investissement soit amorti.
Bilan par salarié/an
Le gain par salarié s’élève à 4 016 euros par an.
Économie réalisée
L’économie globale est de 4 016 euros (gains - coûts).
Bilan économique
- Durée envisagée : 1 an
- Effectif concerné : 1 personne
Le recours à une plate-forme de rendez-vous en ligne représente un investissement faible pour l’entreprise, d’environ 1 000 €. Les bénéfices sont eux très significatifs : l’entreprise les évalue à 4 000 € sur l’année. Avec deux fois moins d’appels entrants, le chef d’entreprise gagne du temps sur ses interventions, au bénéfice de sa productivité.
Le dirigeant constate aussi une amélioration du taux de transformation des appels. La nouvelle organisation permet en effet de proposer des rendez-vous instantanés aux clients.
Coût
| Décision |
500 € |
| Installation |
250 € |
| Production |
96 € |
| Total Coûts | 846 € |
Gains
| Production |
4 862 € |
| Total Gains | 4 862 € |
Coût
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Décision 500 € Recherches et essais de plusieurs plates-formes de prise de rendez-vous en ligne 500 € |
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Installation 250 € Temps pour la mise en place du système de prise de rendez-vous en ligne 250 € |
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Production 96 € Abonnement annuel à la plate-forme de rendez-vous en ligne 96 € |
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Total Coûts 846 € |
Gains
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Production 4 862 € Temps passé au téléphone pour répondre aux clients 2 850 € Temps passé à compléter l’agenda partagé 2 012 € |
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Total Gains 4 862 € |
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