Dossier médical en santé au travail : un décret sur les règles d’élaboration, d’accessibilité et de conservation

Le DMST est un dossier médical constitué par le médecin du travail ou, le cas échéant, l’un des professionnels de santé placés sous son autorité, pour chaque personne bénéficiant d’un suivi médical professionnel. Depuis le 31 mars 2022 (date d’entrée en vigueur de l’article 16 de la loi du 2 août 2021), le DMST n’est plus seulement accessible au médecin du travail, mais également au collaborateur médecin, à l'interne en médecine du travail, à l'infirmier, au médecin praticien correspondant (collaborant avec les services de prévention de santé au travail interentreprises).

Ce dossier contient :

• Les informations relatives à l'état de santé du salarié,
• Les risques actuels ou passés auxquels le travailleur est ou a été exposé, notamment les informations relatives aux caractéristiques du ou des postes de travail et au secteur d'activité dans lequel le salarié exerce,
• Les avis et propositions du médecin du travail,
• L’ensemble des données d’exposition du salarié à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels pris en compte dans le cadre du Compte professionnel de prévention (C2P) ou toute donnée d’exposition à un risque professionnel que le médecin du travail estime de nature à affecter l’état de santé du travailleur.

Le décret du 15 novembre 2022 apporte des précisions sur le DMST :

Modalités de constitution du dossier médical

Le DMST est constitué, sous format numérique sécurisé, par le médecin du travail ou par le collaborateur médecin, l’interne en médecine du travail ou l’infirmier lors de la visite d’information et de prévention (VIP) ou lors de l’examen médical d’aptitude à l’embauche. Le traitement des données est placé sous la responsabilité du service de prévention de santé au travail (SPST) pour le respect des obligations légales auxquelles il est soumis, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) (article R.4624-45-3 du Code du travail).

Contenu du DMST

L’article R.4624-45-4 du Code du travail précise le contenu minimum d’informations devant figurer au sein du DMST, par exemple les données d’identité du salarié, informations permettant de connaître les risques actuels ou passés auxquels le salarié est ou a été exposé etc.

Alimentation et consultation du DMST par les professionnels des services de santé au travail

Le DMST peut être alimenté et consulté par le médecin du travail ou le collaborateur médecin, l’interne en médecine du travail ou l’infirmier chargé du suivi de l’état de santé du salarié. L’alimentation et la consultation du DMST doivent respecter les règles de confidentialité permettant de respecter la vie privée du salarié et le secret des informations le concernant.

Toutes les actions réalisées sur le DMST, quel qu’en soit l’auteur, doivent être tracées et conservées dans le dossier médical, notamment la date, l’heure, et l’identification du professionnel du service de santé au travail (article R.4624-45-5 du Code du travail).

Il convient également de noter que lorsqu’un médecin praticien correspondant est chargé du suivi de l’état de santé du salarié (sous l’autorité du médecin du travail), celui-ci a également accès au DMST, sauf opposition du salarié.

Pour rappel, les médecins praticiens correspondant qui disposent d’une formation en médecine du travail pourront, à compter du 1^er janvier 2023, contribuer, en lien avec le médecin du travail, au suivi médical des travailleurs, à l’exception de ceux bénéficiant d’un suivi individuel renforcé.

Information du salarié sur son droit d’opposition

Au moment de la création de son dossier, ou lorsqu’il relève de plusieurs SPST ou cesse de relever de l’un de ces services, le salarié est informé qu’il peut s’opposer à ce que le médecin praticien correspondant ou les professionnels chargés d'assurer, sous l'autorité du médecin du travail, le suivi de son état de santé, puissent accéder à son dossier.

Le salarié peut également s’opposer à ce que les professionnels chargés du suivi de son état de santé aient accès aux dossiers médicaux en santé au travail dont il est titulaire et qui sont détenus par d’autres SPST.

Si le salarié exerce l’un de ces droits d’opposition, son choix est inscrit par le professionnel de santé au sein du DMST (article R.4624-45-6 du code du travail).

Transmission du DMST aux autres professionnels de santé

Lorsqu’un salarié relève de plusieurs SPST ou cesse de relever de l’un de ces services (par exemple en cas de changement d’employeur ou de lieu de travail), le service compétent pour assurer la continuité du suivi du salarié peut demander la transmission de son dossier médical, sauf si le salarié a déjà exprimé son opposition à une telle transmission (article R.4624-45-7 du code du travail).

Pour que le DMST soit transmis, le SPST demandeur doit en informer le salarié et s’assurer qu’il ne s’oppose pas à une telle transmission. Le dossier médical est ensuite transmis par messagerie sécurisée au service demandeur.

Les informations recueillies auprès de tiers qui n’interviennent pas dans le suivi médical professionnel du salarié ne sont pas communicables.

Modalités d’hébergement et durée de conservation du DMST

Le DMST est conservé soit au sein du SPST qui l’a créé, soit déposé par le SPST auprès d’un hébergeur dans le respect des dispositions de l’article L.1111-8 du Code de la santé publique. Le SPST doit veiller à ce que toutes les dispositions soient prises pour assurer la confidentialité des informations conservées ou hébergées.

Le DMST doit être conservé pendant 40 ans à compter de la date de la dernière visite ou examen du salarié au sein du SPST concerné. En cas de décès du salarié, le dossier sera conservé dans la limite d’une durée de 10 ans à compter de la date de décès.

Conditions d’application du nouveau DMST

Les DMST créés à compter du 17 novembre 2022 (date d’entrée en vigueur du décret), ainsi que ceux établis avant cette date pour les travailleurs toujours suivis par un SPST au 17 novembre 2022, doivent être conformes aux dispositions des articles R.4624-45-3 relatives à la mise en place et à la sécurisation des données, et R.4624-45-4 relatives au contenu du DMST, au plus tard le 31 mars 2023.

Les DMST établis avant le 17 novembre 2022 pour les travailleurs qui ne sont plus suivis à cette date par un SPST restent régis par les dispositions du Code du travail dans leur rédaction antérieure au décret du 15 novembre 2022, à l'exception des dispositions relatives à la communication, à l'hébergement et à la conservation des dossiers.